Dört Uyum Yükümlülüğü Tek Takvimde: Hangi İş Ne Zaman?
Bir üretim tesisinde iş sağlığı ve güvenliği, özel güvenlik, karbon ve su yükümlülükleri çoğu zaman dört ayrı kişinin dört ayrı dosyasında yaşar. Her biri kendi içinde düzenli görünür; sorun, tarihlerin birbirini görmemesidir. Tatbikat haftası bir müşteri denetimine denk gelir, eğitim yenilemesi bütçe kapandıktan sonra hatırlanır, karbon verisi istendiğinde enerji faturaları arşivden tek tek çıkarılır.
Bu rehber, dört alanı birlikte yöneten ya da yönetmeye hazırlanan uyum sorumluları, İSG uzmanları, tesis müdürleri ve sürdürülebilirlik ekipleri için hazırlandı. Okuduktan sonra hangi işin hangi sıklıkla tekrar ettiğini, sıklığın neye göre değiştiğini ve tek bir yıllık takvimin hangi sütunlarla kurulabileceğini göreceksiniz.
Neden tek takvim? Dört alanın ortak paydası
Dört alan farklı mevzuattan doğar: 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, 5188 sayılı Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun, karbon tarafında sera gazı izleme ve AB’nin Sınırda Karbon Düzenleme Mekanizması (SKDM/CBAM), su tarafında ise sürdürülebilirlik raporlaması ve çevre izinleri. Konuları farklıdır ama işleyişleri benzer: dördü de tekrar eden işlerden, bu işlerin kaydından ve bir sorumludan oluşur.
Tek takvim, dört mevzuatı birleştirmek anlamına gelmez. Anlamı, tekrar eden her işin aynı formatta yazılması ve aynı ekrandan görülmesidir. Böylece yoğun aylar önceden fark edilir, kaynak planı yapılır ve hiçbir yükümlülük başka bir birimin klasöründe unutulmaz.
İş sağlığı ve güvenliğinde tekrar eden işler
İSG tarafında tekrar sıklığını büyük ölçüde işyerinin tehlike sınıfı belirler. Aynı iş, az tehlikeli bir ofiste birkaç yılda bir yapılırken çok tehlikeli bir tesiste her yıl yapılabilir. Aşağıdaki tablo ilgili yönetmeliklerde yer alan sıklıkları özetler:
| İş | Çok tehlikeli | Tehlikeli | Az tehlikeli |
|---|---|---|---|
| Risk değerlendirmesinin yenilenmesi | 2 yılda bir | 4 yılda bir | 6 yılda bir |
| Acil durum planının yenilenmesi | 2 yılda bir | 4 yılda bir | 6 yılda bir |
| Çalışanların İSG eğitiminin tekrarı | Yılda en az bir | 2 yılda en az bir | 3 yılda en az bir |
| Periyodik sağlık muayenesi | Yılda en az bir | 3 yılda en az bir | 5 yılda en az bir |
| İSG kurulu toplantısı (kurul zorunluysa) | Ayda bir | 2 ayda bir | 3 ayda bir |
Bunlara tehlike sınıfından bağımsız işler eklenir: acil durum tatbikatı yılda en az bir kez yapılır, iş ekipmanlarının periyodik kontrolleri ilgili standartta daha kısa bir süre yazmıyorsa genellikle yılda bir tekrarlanır, iş kazası ise kazadan sonraki üç iş günü içinde SGK’ya bildirilir. Son kalem bir takvim işi değil, olay tetikli bir iştir; ama takvimde “olay olursa kaç gün içinde, kim tarafından” şeklinde yer alması gerekir.
Risk değerlendirmesinin adımlarını risk değerlendirmesi rehberimizde, eğitim süreleri ve konularını İSG eğitimi yazımızda anlattık. Yılda bir gelen periyodik kontrol raporunun nasıl okunacağı ise periyodik kontrol raporu rehberimizin konusu.
Özel güvenlikte tekrar eden işler
Özel güvenlik tarafında takvim daha çok kişiye bağlıdır. Özel güvenlik görevlisinin kimlik kartı beş yıl geçerlidir ve görevin kesintisiz sürmesi için süre dolmadan yenileme eğitiminin tamamlanması gerekir. Kendi kadrosunda ya da hizmet aldığı firmada çok sayıda görevli bulunan bir işletmede bu tarihler farklı aylara dağılır; tek tek izlenmezse süresi dolan kart ancak bir denetimde fark edilir.
Kişi bazlı tarihlerin yanında vardiya bazlı kayıtlar vardır: nöbet çizelgesi, devriye kayıtları, olay tutanakları. Bunlar takvimde “her vardiya” sıklığıyla tek satır olarak yer alır; asıl izlenmesi gereken, kaydın gerçekten tutulup tutulmadığıdır. Kart süreci için özel güvenlik kimlik kartı rehberine, eğitim tarafı için temel ve yenileme eğitimi yazısına bakabilirsiniz.
Karbon ve su tarafında tekrar eden işler
Karbon ve su yükümlülükleri İSG kadar net bir yönetmelik sıklığıyla gelmez; tekrar sıklığını çoğu zaman raporlama dönemi, müşteri talebi ya da izin koşulları belirler. Yine de çoğu işletmede şu döngü oluşur:
- Aylık: elektrik, doğal gaz, yakıt ve su faturalarının ya da sayaç okumalarının toplanması. Hesaplama yıllık yapılsa bile veri aylık toplanmazsa yıl sonunda eksik kalır.
- Çeyreklik ya da yarıyıllık: müşteri ve tedarik zinciri anketlerinin yanıtlanması, ara göstergelerin kontrolü.
- Yıllık: kurumsal karbon ayak izi hesabı (Kapsam 1, 2 ve gerekiyorsa 3), su tüketimi ve su ayak izi göstergeleri, sürdürülebilirlik raporuna giren verilerin kapanışı ve varsa üçüncü taraf doğrulama.
- Kapsama bağlı: SKDM kapsamındaki ürünleri AB’ye ihraç eden işletmeler için ithalatçının istediği gömülü emisyon verisi; çevre izni ya da deşarj koşulları olan tesisler için izin belgesinde yazan ölçüm ve analizler.
Bu alanda en sık yapılan hata, sıklığı “yıllık rapor” olarak yazıp ara veriyi takvime koymamaktır. Yıllık hesap on iki aylık verinin toplamıdır; veri toplama işi aylık bir görev olarak tanımlanmazsa rapor dönemi geldiğinde arşiv taraması başlar. SKDM’nin sizi kapsayıp kapsamadığını CBAM kontrol listemizden, su riskinin hangi raporlarda istendiğini havza bazlı su riski yazımızdan kontrol edebilirsiniz.
Yıllık uyum takvimi nasıl kurulur? Beş sütun yeter
Dört alanın tekrar eden işlerini tek tabloda toplamak için karmaşık bir araç şart değildir; önce yapının doğru kurulması gerekir. Her satır tek bir işi, her sütun o işle ilgili bir soruyu yanıtlar:
| Sütun | Ne yazılır? | Örnek |
|---|---|---|
| İş | Tek cümlelik görev tanımı | Acil durum tatbikatı |
| Dayanak | Mevzuat, izin ya da müşteri talebi | İşyerlerinde acil durumlar hakkında yönetmelik |
| Sıklık ve sonraki tarih | Tekrar aralığı ve bir sonraki son tarih | Yılda bir, Mart 2027 |
| Sorumlu | Adı olan bir kişi, birim değil | Tesis İSG uzmanı |
| Kanıt | Yapıldığını gösterecek kayıt | Tatbikat tutanağı ve katılım listesi |
Tablo dolduktan sonra satırlar aylara dağıtılır. Bu aşamada iki şey görünür hale gelir. Birincisi yoğunluk: bazı aylarda birden fazla alanın işi üst üste biner; örneğin yıl başında hem eğitim planı hem bir önceki yılın karbon verisinin kapanışı gelir. İkincisi boşluk: bazı işlerin sorumlusu yoktur ya da kanıtı tanımlanmamıştır. Yoğun aylardaki işlerden kaydırılabilecek olanlar öne ya da arkaya alınır; sorumsuz satırlar ise takvim yayınlanmadan önce bir kişiye atanır.
Bu takibi tablolarla yürütmenin sınırlarını Excel’de belge takibinin riskleri yazımızda ele aldık. Tabloyla başlamak yanlış değildir; önemli olan tarihlerin, sorumluların ve kanıtların tek bir yerde durmasıdır.
Takvimi canlı tutmak için kontrol listesi
- Takvim yılda en az bir kez, ayrıca işyerinde önemli bir değişiklik olduğunda (yeni hat, yeni bina, tehlike sınıfı değişikliği, yeni ihracat pazarı) gözden geçiriliyor mu?
- Kişiye bağlı tarihler (eğitim, sağlık muayenesi, kimlik kartı) güncel personel listesiyle eşleşiyor mu; işten ayrılan ya da yeni gelen çalışan takvime yansıyor mu?
- Olay tetikli işler (iş kazası bildirimi, ramak kala kaydı, olay tutanağı) için süre ve sorumlu tanımlı mı?
- Tamamlanan her işin kanıtı aynı yerde ve aynı adlandırmayla saklanıyor mu?
- Dış hizmet sağlayıcılardan (OSGB, güvenlik şirketi, laboratuvar, danışman) gelen raporların kimde durduğu belli mi?
Sık sorulan sorular
Dört alanı tek bir kişi yönetebilir mi?
Takvimin sahibi tek bir kişi olabilir; ancak işlerin her birinin teknik sorumlusu ayrıdır. İSG uzmanının, güvenlik müdürünün ya da sürdürülebilirlik sorumlusunun görevi takvimle devredilmez. Takvim sahibinin işi, tarihlerin kaçmamasını ve kanıtların toplanmasını izlemektir.
Tehlike sınıfını nereden öğrenirim?
Tehlike sınıfı, işyerinin SGK’ya kayıtlı işkolu (NACE) koduna göre İş Sağlığı ve Güvenliğine İlişkin İşyeri Tehlike Sınıfları Tebliği’nde belirlenir. Takvimdeki İSG sıklıkları bu sınıfa göre seçilir; aynı şirketin farklı tesisleri farklı sınıfta olabilir.
Karbon ve su verisi için yıllık takvim yeterli mi?
Hesaplama genellikle yıllık yapılır ama veri toplama aylık yürütülmelidir. Aksi halde yıl sonunda eksik faturalar ve tahmini değerlerle çalışmak gerekir; bu da doğrulama aşamasında sorun çıkarabilir.
Takvim bir yazılımda mı tutulmalı?
Zorunlu değildir. Küçük işletmelerde iyi kurgulanmış bir tablo yeterli olabilir. Satır, sorumlu ve tesis sayısı arttıkça hatırlatma, kanıt ekleme ve geçmişi izleme ihtiyacı yazılımı daha pratik hale getirir.
Sonuç: önce tablo, sonra takvim
Dört uyum alanını tek takvimde görmek, her birini ayrı ayrı daha iyi yönetmenin de yoludur. Önce tekrar eden işleri beş sütunlu bir tabloya yazın, sonra aylara dağıtın, yoğun ve sahipsiz satırları düzeltin. Takvimin hangi adımlarla kurulacağına ve ilk 90 günde hangi sırayla ilerleneceğine dair daha ayrıntılı bir yol haritası için Periyon’un dört uyum riskini aynı takvimde toplama yazısı iyi bir devam okumasıdır.
İş güvenliği, özel güvenlik, karbon ve su yükümlülüklerini ayrı ayrı mı takip ediyorsunuz? Periyon, FocusISG, FocusNöbet, FocusKarbon ve FocusHavza’yı tek çatı altında toplar; dört alanın takvimini, belgesini ve sorumlusunu tek yerden görürsünüz.