Personel Sağlık Dosyasında Hangi Belgeler Zorunlu?

Bir restoran, fırın, kuaför ya da otel denetimle karşılaştığında en sık istenen şeylerden biri personel dosyalarıdır. İşverenlerin önemli bir kısmı ise bu dosyada hangi sağlık belgelerinin yasal olarak zorunlu, hangilerinin alışkanlıkla ya da müşteri talebiyle konulduğunu ayırt etmekte zorlanır. “Portör hâlâ gerekiyor mu?”, “Hijyen belgesi sağlık raporu yerine geçer mi?”, “Muayene sonuçlarını İK saklayabilir mi?” soruları bu karışıklığın ürünüdür.

Bu rehber, personel çalıştıran işletme sahipleri, İK ve muhasebe sorumluları için hazırlandı. Dosyadaki sağlık belgelerini dayandıkları mevzuata göre üç gruba ayırıyor, özel durumlarda eklenen belgeleri sıralıyor ve dosyanın kişisel veri açısından nasıl saklanması gerektiğini özetliyoruz. Ceza tutarı ya da muayene ücreti vermiyoruz; bunlar her yıl güncellenir ve işyerinin durumuna göre değişir.

Önce kavramlar: özlük dosyası, sağlık dosyası, hijyen belgesi

“Personel sağlık dosyası” mevzuatta tek başına tanımlanmış bir belge değildir; uygulamada üç ayrı yükümlülüğün kesiştiği yerdir. Karışıklığın çoğu, bu üçünün tek bir klasörde birbirine karışmasından doğar.

Belge grubu	Dayanağı	Kimde bulunur?	Kapsam
Özlük dosyası	4857 sayılı İş Kanunu, Md. 75	İşveren / İK	Her işçi için
Sağlık gözetimi kayıtları	6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Md. 15	İşyeri hekimi / sağlık birimi	Her işçi için
Hijyen eğitimi belgesi	Hijyen Eğitimi Yönetmeliği (RG 05.07.2013, 28698)	Çalışan adına düzenlenir, kopyası işyerinde	Yalnızca kapsamdaki iş kollarında

Kısacası: sağlık muayenesi her işyerinin, hijyen belgesi ise yalnızca belirli sektörlerin yükümlülüğüdür. Biri diğerinin yerine geçmez.

Her işyerinde aranan sağlık belgeleri

6331 sayılı Kanun’un 15. maddesi, işverene çalışanların sağlık gözetimini yaptırma yükümlülüğü getirir. Bu gözetimin personel dosyasına yansıyan belgeleri şunlardır:

• İşe giriş muayenesi: Çalışanın yapacağı işe sağlık açısından uygun olup olmadığını gösteren muayene ve sonucu. İşe başlamadan önce yapılır.
• İş değişikliği muayenesi: Çalışan riskleri farklı bir işe geçtiğinde yapılır.
• İşe dönüş muayenesi: İş kazası, meslek hastalığı ya da sağlık nedeniyle tekrarlanan devamsızlık sonrasında, talep hâlinde yapılır.
• Periyodik muayeneler: Sıklığı işyerinin tehlike sınıfına göre belirlenir; işyeri hekimi işin risklerine göre daha kısa aralık öngörebilir.

Raporu kimin düzenleyebileceği de tehlike sınıfına bağlıdır. Az tehlikeli, tehlikeli ve çok tehlikeli işyerleri için yetkili hekim, tetkikler ve periyodik muayene aralıkları işe giriş sağlık raporu rehberimizde ayrıntılı anlatılıyor. İşyeri hekimi görevlendirme yükümlülüğünün hangi durumda doğduğunu ise işyeri hekimi zorunluluğu yazımızda bulabilirsiniz.

Not: İSG eğitimi katılım belgeleri de çoğu işyerinde aynı klasörde tutulur. Bunlar sağlık belgesi değil eğitim kaydıdır; denetimde ayrı bir başlık altında sorulur.

Sektöre göre eklenen belge: hijyen belgesi

Hijyen Eğitimi Yönetmeliği, insan sağlığını doğrudan etkileyen iş kollarında çalışanların hijyen eğitimi almasını ve bunu belgelendirmesini şart koşar. Kapsam, ana hatlarıyla şu alanları içerir:

• Gıda üretim, hazırlama, satış ve servis yerleri (restoran, kafe, fırın, pastane, market, kasap vb.)
• Konaklama tesisleri
• Kuaför, berber, güzellik salonu, dövme ve benzeri kişisel bakım hizmetleri
• Hamam, sauna, kaplıca ve benzeri tesisler

Hijyen belgesi bir eğitim sertifikasıdır, sağlık raporu değildir. Belge, çalışanın hijyen kurallarını öğrendiğini gösterir; sağlık durumuna dair bir şey söylemez. Bu yüzden kapsamdaki bir işletmede personel dosyasında hem sağlık gözetimi kaydının hem de hijyen belgesinin bulunması beklenir. Hangi çalışanların kapsama girdiğini personel hijyen eğitimi rehberimizde, belgesiz çalıştırmanın yaptırımlarını hijyen belgesi cezası yazımızda ele aldık.

Portör muayenesi hâlâ gerekli mi?

Eskiden gıda ve kişisel bakım sektörlerinde çalışanlardan düzenli aralıklarla istenen portör (taşıyıcılık) muayenesi, bugün genel ve rutin bir zorunluluk olarak aranmıyor; bu sektörlerde denetimde aranan standart evrak hijyen belgesidir. Yine de dosyada portör benzeri tetkiklerle karşılaşılabilir. Bunun iki meşru nedeni vardır:

• İşyeri hekiminin değerlendirmesi: Hekim, işin niteliğine göre işe giriş ya da periyodik muayenede ek tetkik isteyebilir. Bu durumda tetkik, sağlık gözetiminin bir parçasıdır.
• Müşteri ya da sözleşme şartı: Bazı kurumsal müşteriler, tedarikçi denetimlerinde ek sağlık tetkiki talep edebilir. Bu, yasal değil sözleşmesel bir yükümlülüktür.

Portör muayenesinin tarihçesi, hijyen belgesiyle farkı ve “bizden hâlâ portör istiyorlar” durumunda ne yapılabileceği Hijyen Akademia’nın portör muayenesi ve hijyen belgesi karşılaştırmasında ayrıntılı anlatılıyor.

Özel durumlarda eklenen belgeler

Bazı çalışan grupları ve çalışma biçimleri için genel sağlık gözetimine ek kurallar bulunur. Dosyayı hazırlarken şu durumlara bakılır:

• Gece çalışması: İş Kanunu, gece postalarında çalışacak işçilerin sağlık durumlarının gece çalışmasına uygunluğunun işe başlamadan önce ve belirli aralıklarla sağlık raporuyla belgelenmesini öngörür.
• Genç işçiler: 18 yaşını doldurmamış çalışanlar için ayrı usul ve esaslar ile ek sağlık raporu şartları bulunur.
• Özel riskli işler: Gürültü, toz, kimyasal ya da yüksekte çalışma gibi risklerde işyeri hekimi, işitme testi veya solunum fonksiyon testi gibi işe özgü tetkikleri gözetime ekleyebilir.
• Gıdayla çalışanlarda hastalık bildirimi: Gıda hijyeni mevzuatı, gıda yoluyla bulaşabilecek bir hastalık belirtisi gösteren kişinin gıdayla temas eden işlerde çalıştırılmamasını ve durumun işletmeye bildirilmesini esas alır. Bu bildirimlerin nasıl kayda alındığı işletme prosedüründe tanımlanmalıdır.

Dosya nasıl saklanmalı? Kişisel veri boyutu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 6. maddesi sağlık verisini özel nitelikli kişisel veri olarak sayar. 6331 sayılı Kanun da sağlık gözetimi bilgilerinin gizli tutulmasını esas alır. Bu iki kuralın dosya düzenine pratik yansıması şöyledir:

• Muayene bulguları, tetkik sonuçları ve tanılar işyeri hekiminin tuttuğu sağlık kayıtlarında kalır.
• İK’nın özlük dosyasında genellikle muayenenin sonucu (işe uygundur, şartlı uygundur gibi) ve tarihi yeterlidir.
• Sağlık belgelerine erişim, işi gereği görmesi gereken kişilerle sınırlandırılır; paylaşılan klasörlerde açık tutulmaz.
• Hijyen belgesi sağlık verisi değil eğitim belgesidir; özlük dosyasında tutulabilir ve e-Devlet üzerinden doğrulanabilir.

Saklama süreleri ve işten ayrılan çalışanın kayıtlarının nasıl korunacağı, işyeri hekimi ya da hizmet alınan OSGB ile birlikte yazılı olarak belirlenmelidir.

Denetim öncesi kontrol listesi

1. Her çalışan için işe giriş muayenesi sonucu dosyada var mı ve tarihi işe başlama tarihinden önce mi?
2. Periyodik muayene tarihleri tehlike sınıfına göre güncel mi, yaklaşanlar takvime işlendi mi?
3. Görev değişikliği yapılan çalışanlar için yeni muayene yapıldı mı?
4. Kapsamdaki iş kollarında her çalışanın hijyen belgesi var mı ve e-Devlet üzerinden doğrulandı mı?
5. Gece çalışan ve 18 yaş altı çalışanların ek belgeleri tamam mı?
6. Sağlık bulguları İK klasöründen ayrılmış, erişim kısıtlanmış mı?

Sık sorulan sorular

Hijyen belgesi işe giriş sağlık raporunun yerine geçer mi?

Hayır. Hijyen belgesi bir eğitim belgesidir; işe giriş raporu ise çalışanın işe sağlık açısından uygunluğunu gösteren tıbbi değerlendirmedir. Kapsamdaki sektörlerde ikisi birlikte aranır.

Personel dosyasında portör raporu bulunmazsa sorun olur mu?

Portör muayenesi bugün genel ve rutin bir zorunluluk olarak aranmıyor. İşyeri hekimi ek tetkik istemişse ya da müşteri sözleşmesinde böyle bir şart varsa, o talebe ilişkin kayıt dosyada bulunmalıdır.

Muayene sonuçlarını İK saklayabilir mi?

Sağlık verisi özel nitelikli kişisel veridir. Yaygın ve güvenli uygulama, ayrıntılı bulguların işyeri hekiminde kalması, İK’da yalnızca sonuç ve tarihin tutulmasıdır.

Yarı zamanlı ve stajyer çalışanlar için de aynı belgeler gerekir mi?

Sağlık gözetimi yükümlülüğü çalışma süresine göre değil, çalışan sıfatına göre doğar. Stajyer ve kısmi süreli çalışanların durumu, işyeri hekimi ile birlikte değerlendirilmelidir; kapsamdaki sektörlerde hijyen belgesi şartı da çalışılan işe göre aranır.

Sonuç

Personel sağlık dosyası üç katmandan oluşur: her işyerinde aranan sağlık gözetimi kayıtları, belirli sektörlerde zorunlu olan hijyen belgesi ve bunları bir araya getiren özlük dosyası. Katmanları ayırmak hem denetimde eksiği görmeyi kolaylaştırır hem de sağlık verisinin gereğinden fazla kişiyle paylaşılmasını önler. Hijyen belgesinin geçerliliği, yenilenmesi ve çalışan değiştirdiğinde ne olduğu gibi konuları incelemek isterseniz Hijyen Akademia’nın hijyen belgesinin geçerlilik süresi rehberine göz atabilirsiniz.

Online hijyen belgesi mi gerekiyor? Hijyen Akademia ile eğitim, sınav ve e-Devlet onaylı belgeyi tamamen online, 3 adımda alabilirsiniz. Mevcut belgenizi doğrulamak için hijyen belgesi sorgulama sayfasını kullanabilirsiniz.